Personvern og sikkerhet

Vi skal bare behandle personopplysninger når vi har et gyldig formål og rettslig grunnlag, og vi skal ikke behandle flere opplysninger enn det som er nødvendig.

Som inkassoforetak er vi også underlagt lovbestemt taushetsplikt. Opplysninger om personlige forhold og drifts- og forretningsforhold skal ikke gjøres tilgjengelige for uvedkommende.

1. Hvem er ansvarlig for personopplysningene?

Collectors AS er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger som beskrives i denne erklæringen når vi bestemmer formålet med og hvordan opplysningene skal behandles.

Collectors AS
Org.nr. 824 879 222
Postboks 40
7399 Rennebu

Telefon: 22 99 52 00
E-post: kundeservice@collectors.no

Henvendelser om personvern, innsyn, retting, sletting eller andre personvernrettigheter kan sendes til kundeservice@collectors.no.

2. Hvem behandler vi personopplysninger om?

Vi kan blant annet behandle personopplysninger om:

• personer som har et krav til behandling hos Collectors
• personer som har fremsatt et krav gjennom Collectors
• kunder og potensielle kunder
• kontaktpersoner hos våre bedriftskunder
• styremedlemmer, eiere, reelle rettighetshavere og andre personer som inngår i vår kundekontroll
• fullmektiger og andre som representerer en part i en sak
• personer som kontakter oss via telefon, e-post, nettsiden eller andre kanaler
• brukere av våre digitale løsninger

3. Hvilke personopplysninger behandler vi?

Hvilke opplysninger vi behandler avhenger av hvorfor vi behandler dem.

Opplysninger i forbindelse med inkassosaker

Vi kan blant annet behandle:

• navn
• adresse og kontaktopplysninger
• fødselsdato
• fødselsnummer når dette er nødvendig
• opplysninger om fakturaer og pengekrav
• hovedstol, renter, gebyrer og kostnader
• betalingshistorikk og innbetalinger
• korrespondanse mellom partene
• innsigelser og andre merknader til kravet
• betalingsavtaler og betalingsutsettelser
• dokumentasjon knyttet til kravet
• opplysninger om eventuelle rettslige skritt
• opplysninger fra offentlige registre
• kredittopplysninger når dette er relevant og tillatt
• opplysninger som er nødvendige for å identifisere riktig person og behandle saken korrekt

Vi mottar vanligvis ikke fødselsnummer direkte fra fordringshaveren. Ved behov kan fødselsnummer innhentes fra Folkeregisteret og lagres i inkassosystemet når dette er nødvendig for sikker identifisering og behandling av saken.

Opplysninger om våre kunder

Ved etablering og oppfølging av et kundeforhold kan vi blant annet behandle:

• navn og kontaktopplysninger
• foretaksinformasjon
• rolle og tilknytning til virksomheten
• BankID-verifisering
• opplysninger som inngår i kundekontroll
• opplysninger om reelle rettighetshavere
• opplysninger om politisk eksponerte personer, PEP, når dette kreves
• avtale- og kundeforhold
• bruk av våre tjenester og systemer

4. Hvor får vi opplysningene fra?

Mange av personopplysningene vi behandler i en inkassosak er ikke innhentet direkte fra skyldneren.

Opplysninger kan blant annet komme fra:

• kunden eller fordringshaveren som har sendt kravet til Collectors
• personen opplysningene gjelder
• Folkeregisteret
• Brønnøysundregistrene
• Grunnboken og andre relevante offentlige registre
• kredittopplysningsforetak
• domstoler og offentlige myndigheter
• namsmyndighetene
• betalingsinformasjon og dokumentasjon knyttet til saken

Vi kan også innhente eller kontrollere opplysninger senere dersom dette er nødvendig for å behandle saken eller vurdere videre oppfølging.

5. Hva bruker vi personopplysningene til?

Behandling og inndriving av pengekrav

Hovedformålet er å administrere og følge opp pengekrav på vegne av våre kunder.

Dette kan blant annet innebære å:

• registrere og administrere inkassosaker
• identifisere riktig skyldner
• sende lovpålagte og andre nødvendige henvendelser
• registrere betalinger
• beregne renter og kostnader
• håndtere spørsmål og innsigelser
• behandle forespørsler om betalingsutsettelse og betalingsavtaler
• vurdere om et krav skal følges opp videre
• vurdere rettslige skritt
• følge opp saker hos relevante offentlige organer og tvisteløsningsorganer

Kredittopplysninger og vurdering av videre inndriving

Vi kan innhente kredittopplysninger når det er nødvendig og lovlig for å vurdere videre behandling av en inkassosak.

Collectors bruker blant annet BisLab i forbindelse med vurdering av om rettslige skritt er hensiktsmessige.

Kundekontroll

Vi gjennomfører kundekontroll når dette følger av våre rettslige forpliktelser.

Dette kan blant annet omfatte:

• identitetskontroll med BankID
• kontroll av virksomheten
• kontroll av personer som representerer virksomheten
• identifisering av reelle rettighetshavere
• PEP-kontroll
• andre nødvendige undersøkelser

Kommunikasjon og kundeservice

Vi bruker kontaktopplysninger og saksopplysninger for å besvare henvendelser, kommunisere med involverte parter og gi nødvendig informasjon om våre tjenester og saker.

Sikkerhet og drift

Vi behandler også enkelte opplysninger for å:

• administrere brukerkontoer og tilganger
• beskytte våre systemer og tjenester
• forebygge uautorisert tilgang og misbruk
• feilsøke tekniske problemer
• dokumentere relevant aktivitet i våre systemer
• oppfylle krav til internkontroll og informasjonssikkerhet

6. Behandlingsgrunnlag

Vi bruker forskjellige rettslige grunnlag avhengig av hva opplysningene brukes til.

Berettiget interesse

En vesentlig del av behandlingen knyttet til inkasso er nødvendig for å ivareta den berettigede interessen i å fastsette, administrere og kreve inn gyldige pengekrav.

Dette gjelder blant annet behandling av nødvendige saksopplysninger, kommunikasjon, innhenting av relevante opplysninger og vurdering av videre inndriving.

Vi vurderer interessene opp mot personvernet og rettighetene til personen opplysningene gjelder.

Du kan kontakte oss dersom du ønsker mer informasjon om våre interesseavveininger.

Rettslige forpliktelser

Vi behandler også personopplysninger når dette er nødvendig for å oppfylle plikter som følger av blant annet inkassoregelverket, bokføringsregelverket, hvitvaskingsregelverket og annet regelverk som gjelder for virksomheten.

Avtale

Når en privatperson selv inngår en avtale med Collectors, kan enkelte opplysninger behandles fordi de er nødvendige for å inngå eller oppfylle avtalen.

For kontaktpersoner hos bedriftskunder vil behandlingen normalt være basert på en berettiget interesse i å administrere kundeforholdet.

Samtykke

Der behandlingen er basert på samtykke, kan samtykket trekkes tilbake.

Dette er særlig relevant for bruk av enkelte informasjonskapsler og analyseverktøy på nettsiden.

7. Særlige kategorier av personopplysninger

Collectors ber normalt ikke skyldnere om å sende inn helseopplysninger eller andre særlige kategorier av personopplysninger.

Det kan likevel forekomme at en person selv sender oss slike opplysninger i forbindelse med en innsigelse, forespørsel eller annen kommunikasjon.

Hvis vi mottar slike opplysninger, vurderer vi om de er nødvendige for saken. Opplysninger som ikke er nødvendige skal ikke brukes videre.

Dersom slike opplysninger er nødvendige for å behandle en sak, skal de bare behandles når vilkårene i personvernregelverket for behandling av slike opplysninger er oppfylt.

8. Fødselsnummer

Fødselsnummer er en opplysning som krever særskilt beskyttelse.

Collectors behandler fødselsnummer når det er nødvendig for sikker identifisering eller korrekt behandling av en sak, og når vilkårene for dette er oppfylt.

Fødselsnummer brukes ikke som generell kundeidentifikator når dette ikke er nødvendig.

9. Hvem kan vi dele opplysninger med?

Vi deler ikke personopplysninger med andre uten et formål og et gyldig rettslig grunnlag.

Når det er nødvendig for å behandle en sak, kan relevante opplysninger blant annet deles med:

• kunden eller fordringshaveren
• namsmyndighetene
• forliksrådet
• Husleietvistutvalget
• domstoler og andre offentlige myndigheter
• kredittopplysningsforetak
• banker og andre aktører som er nødvendige for betalingsbehandling
• andre mottakere når vi har rettslig plikt eller adgang til å dele opplysningene

Vi bruker også leverandører som leverer tekniske eller administrative tjenester til oss.

Dette omfatter blant annet leverandører av:

• inkassosystem
• utskrift og distribusjon av brev
• e-post og kontorstøtte
• SMS-tjenester
• telefoni
• hosting og teknisk drift
• analyse og samtykkehåndtering

Leverandører vi bruker omfatter blant annet FlexiSoft, Microsoft, Strålfors, ITX, BisLab, Dun & Bradstreet, Hetzner, Google og Nettkapsler.

Der en leverandør behandler personopplysninger på våre vegne, skal behandlingen være regulert i samsvar med kravene i personvernregelverket.

Enkelte mottakere, for eksempel offentlige myndigheter og kredittopplysningsforetak, kan være selvstendig behandlingsansvarlige for sin videre behandling av opplysningene.

10. Kravsportal

For enkelte inkassosaker gir vi tilgang til en digital kravsportal.

Tilgangen gjelder den enkelte saken og gjør det blant annet mulig å:

• se en oversikt over kravet
• finne betalingsinformasjon
• betale kravet
• be om betalingsutsettelse
• sende spørsmål
• fremsette en innsigelse

Tilgangsinformasjon til kravsportalen gis i kommunikasjonen om den aktuelle saken.

Tilgangsinformasjonen må behandles fortrolig og skal ikke deles med uvedkommende.

11. Kundeportal og BankID

Kunder får tilgang til vår kundeportal med personlig brukernavn og passord.

Ved registrering benyttes BankID for å kontrollere identiteten til personen som oppretter kundeforholdet.

BankID brukes som identitetskontroll. Collectors får ikke tilgang til BankID-passord, kodeord eller andre autentiseringshemmeligheter.

12. Automatiserte avgjørelser

Collectors bruker ikke utelukkende automatiserte avgjørelser som har rettsvirkning eller tilsvarende vesentlig betydning for den enkelte.

Deler av inkassoprosessen kan være automatisert, for eksempel beregning av renter, oppdatering av status eller utsendelse av bestemte meldinger. Vesentlige vurderinger, som vurdering av rettslige skritt, er ikke basert utelukkende på automatiserte avgjørelser.

13. E-post, SMS og telefon

Vi bruker Microsoft 365 til e-postkommunikasjon.

SMS brukes i hovedsak til påminnelser og sendes gjennom løsninger knyttet til FlexiSoft.

Vanlige telefonsamtaler med Collectors tas ikke opp.

Dersom Collectors senere tar i bruk opptak av telefonsamtaler for opplæring eller kvalitetssikring, vil den som ringer bli informert om dette før et eventuelt opptak starter.

Kontaktskjemaet på nettsiden

Opplysningene du sender gjennom kontaktskjemaet på nettsiden, behandles for å besvare henvendelsen din. Skjemaet ber bare om det vi trenger for å kunne svare, og hvilke felter som vises avhenger av hva henvendelsen gjelder.

Henvendelsen lagres midlertidig i systemet som tar imot skjemaet, slik at den ikke går tapt om en e-post ikke skulle komme fram. Denne kopien slettes automatisk 90 dager etter at henvendelsen ble sendt. Slettingen skjer uavhengig av om henvendelsen er besvart.

Selve e-postkorrespondansen som følger av henvendelsen, er ordinær e-post og kan omfattes av egne oppbevaringsrutiner. Er henvendelsen knyttet til en inkassosak, kan opplysninger også bli lagret i saken etter reglene i punkt 15.

Ikke send fødselsnummer, kortinformasjon eller andre sensitive personopplysninger gjennom kontaktskjemaet.

14. Hvor lagres personopplysningene?

Det sentrale inkassosystemet FlexiSoft lagrer data i Norge.

Vi benytter i tillegg flere eksterne IT- og tjenesteleverandører. Enkelte av disse er internasjonale virksomheter.

Dersom behandling innebærer at personopplysninger overføres eller gjøres tilgjengelige utenfor EØS, skal dette bare skje når kravene i personvernregelverket er oppfylt og et gyldig overføringsgrunnlag foreligger.

15. Hvor lenge lagrer vi personopplysningene?

Vi oppbevarer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig eller tillatt.

Hvor lenge opplysningene lagres avhenger blant annet av:

• om en inkassosak fortsatt er aktiv
• når saken ble avsluttet
• om det fortsatt kan oppstå spørsmål, innsigelser, klager eller rettskrav knyttet til saken
• lovpålagte krav til dokumentasjon og oppbevaring
• bokførings- og regnskapsregler
• krav etter hvitvaskingsregelverket
• hvilken type opplysning det gjelder
• for henvendelser gjennom kontaktskjemaet på nettsiden: 90 dager, se punkt 13

Når opplysninger ikke lenger er nødvendige for formålet og det ikke foreligger et annet lovlig grunnlag for videre oppbevaring, skal de slettes eller anonymiseres.

16. Sikkerhet hos Collectors

Inkassosaker kan inneholde opplysninger som det er viktig å beskytte. Informasjonssikkerhet er derfor en sentral del av vår virksomhet.

Collectors bruker tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte opplysninger mot blant annet uautorisert tilgang, endring, tap og misbruk.

Tiltakene omfatter blant annet:

• personlige brukerkontoer
• tilgangsstyring basert på arbeidsbehov
• tofaktorautentisering på Microsoft 365-kontoer
• kontroll med tilgang til sentrale arbeidssystemer
• stenging av systemtilganger når arbeidsforhold avsluttes
• krypterte forbindelser der dette er relevant
• sikkerhetskopiering og driftsmessige sikkerhetstiltak hos våre systemleverandører
• krav til leverandører som behandler personopplysninger
• rutiner for håndtering av sikkerhetshendelser og personvernbrudd
• lovbestemt taushetsplikt for ansatte og andre som arbeider med inkassosaker

Vi publiserer ikke detaljer om sikkerhetsarkitektur, interne systemer eller sikkerhetsmekanismer som kan redusere sikkerheten dersom de blir offentlig kjent.

17. Nettsiden, informasjonskapsler og analyse

Collectors bruker Nettkapsler til håndtering av samtykke og informasjonskapsler på nettsiden.

Vi bruker blant annet Google Analytics 4 og Google Tag Manager til analyse og teknisk måling.

Når bruk av slike teknologier krever samtykke, skal behandlingen skje i samsvar med valgene du gjør i samtykkeløsningen.

Du kan når som helst endre valgene dine gjennom samtykkeinnstillingene på nettsiden.

Mer detaljert informasjon om informasjonskapsler, formål, leverandører og lagringstid finnes i vår cookie-erklæring og samtykkeløsning.

18. Dine rettigheter

Personvernregelverket gir deg flere rettigheter.

Avhengig av behandlingen og behandlingsgrunnlaget kan du blant annet ha rett til å:

Be om innsyn

Du kan be om informasjon om hvilke personopplysninger Collectors behandler om deg og få en kopi av opplysningene.

Be om retting

Dersom opplysningene vi har om deg er feil eller ufullstendige, kan du be om at de blir rettet eller supplert.

Be om sletting

Du kan i enkelte tilfeller be om at personopplysninger slettes.

Retten til sletting er ikke absolutt. Vi kan være forpliktet eller ha rett til å beholde opplysninger dersom de fortsatt er nødvendige for eksempel for å oppfylle en rettslig forpliktelse, behandle en inkassosak eller fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

Be om begrensning

I enkelte tilfeller kan du be om at behandlingen begrenses mens et spørsmål om opplysningene eller behandlingen avklares.

Protestere mot behandlingen

Når behandlingen er basert på en berettiget interesse, kan du ha rett til å protestere.

Vi vil da vurdere innsigelsen og om det foreligger tungtveiende berettigede grunner for fortsatt behandling.

Trekke tilbake samtykke

Hvis behandlingen er basert på samtykke, kan du når som helst trekke samtykket tilbake.

Dette påvirker ikke lovligheten av behandlingen som fant sted før samtykket ble trukket tilbake.

Dataportabilitet

I enkelte situasjoner kan du ha rett til å få utlevert personopplysninger du selv har gitt oss i et strukturert og maskinlesbart format.

Ikke alle rettighetene gjelder for alle typer behandling.

19. Personvernforespørsel eller innsigelse mot kravet?

En personvernforespørsel og en innsigelse mot et pengekrav er to forskjellige ting.

Hvis du mener at selve kravet er feil, allerede er betalt, tilhører en annen person eller av andre grunner ikke skal kreves inn, bør du kontakte oss og fremsette en innsigelse mot kravet.

Hvis du ønsker innsyn i, retting eller annen behandling av personopplysningene dine, kan du sende en personvernforespørsel.

Begge typer henvendelser kan sendes til:

kundeservice@collectors.no

For å beskytte opplysningene dine kan vi be om informasjon som gjør det mulig for oss å kontrollere identiteten din før vi gir innsyn eller gjennomfører andre personvernrettigheter.

20. Klage til Datatilsynet

Hvis du mener at Collectors behandler personopplysningene dine i strid med personvernregelverket, ønsker vi at du kontakter oss slik at vi kan undersøke saken.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

21. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne erklæringen dersom våre tjenester, systemer eller behandlingsaktiviteter endres, eller dersom regelverket endres.

Datoen øverst på siden viser når erklæringen sist ble oppdatert.