Dette må du dokumentere før du sender krav til inkasso
- Janni
- for 4 døgn siden
- 3 min lesing
Har du et ubetalt krav?
Før du sender det til inkasso, må dokumentasjonen være i orden. Det er dette som avgjør om kravet står sterkt – og hvor enkelt det er å få betalt. Vi ser hver dag at bedrifter taper penger fordi grunnlaget mangler. Det slipper du.
Her får du en enkel og tydelig oversikt over hva du må dokumentere før inkasso.
Vil du se hele løpet fra ubetalt faktura til inkasso, kan du lese:
Hvorfor du må dokumentere før inkasso
Et inkassokrav må kunne bevises. Det holder ikke at du “vet” kunden skylder deg penger. Du må kunne vise hvordan, hvorfor og hvor mye.
Når dokumentasjonen er ryddig, går innfordringen raskere, du unngår unødige spørsmål – og du står sterkere hvis saken ender i forliksrådet.
1. Avtalegrunnlaget – det viktigste beviset du har
Enten du selger varer eller tjenester, trenger du et klart avtalebevis. Det kan være:
Hvilken type avtale gjelder?
Skriftlig kontrakt
E-postkorrespondanse som viser hva dere ble enige om
Ordrebekreftelse
Tilbud + aksept
Bestilling i nettbutikk eller portal
Poenget er enkelt: Det må være tydelig at kunden har bestilt det du fakturerer for.
💡 Tips: Hvis kunden kun har bestilt muntlig, skriv alltid en kort bekreftelse på e-post.
Ønsker du enda flere tips om dokumentasjon, kan du lese:
2. Leveringsbevis – dokumentasjon på utført arbeid
Du må kunne dokumentere at varen eller tjenesten faktisk er levert.
For varer:
✦ Pakkseddel
✦ Signert levering
✦ Sporing fra transportør
✦ Overleveringsprotokoll
For tjenester:
✦ Timespesifikasjon
✦ Arbeidsrapporter
✦ Ferdigattest / godkjent arbeid
✦ Dokumentasjon på del-leveranser
Dette er spesielt viktig i bransjer som bygg, renhold, IT, markedsføring og håndverk.
3. Fakturaen – den må være korrekt
En faktura som mangler informasjon eller er feil, kan stoppe inkassoprosessen. Dette må være på plass:
Obligatorisk informasjon:
Riktig navn og adresse til kunden
Organisasjonsnummer (for bedrifter)
Fakturanummer
Dato og forfallsdato
Beskrivelse av varen/tjenesten
Beløp, mva og totalsum
Eventuelle vedlagte bilag (f.eks. timelister)
Vanlige feil vi ser:
Kunden er registrert som privatperson, men skulle vært bedrift
Manglende organisasjonsnummer
Utydelig beskrivelse av hva som er levert
Faktura sendt til feil e-postadresse
Feil faktura = svak sak.
4. Purringer og varsler – du må kunne vise at de er sendt
Før et krav kan sendes til inkasso, må kunden ha mottatt riktig varsel. Mange velger å sende en purring først, og det står du fritt til å gjøre. Dersom du ønsker å kreve purregebyr, må purringen sendes tidligst 14 dager etter forfallsdato, og kunden skal få minst 14 dager til å betale.
Før inkassotiltak kan iverksettes, skal kunden ha et skriftlig inkassovarsel med minst 14 dagers betalingsfrist fra det ble sendt. Inkassovarselet skal gjøre det klart at saken kan bli sendt til inkasso dersom kravet ikke betales innen fristen.
Les mer om hva som faktisk skiller varslene:
5. Kommunikasjon med kunden
Har kunden bedt om betalingsutsettelse? Har du gitt en betalingsavtale? Har det vært uenighet underveis?
Alt dette bør lagres:
E-poster
Meldinger / chat
Avtalte betalingsutsettelser eller nedbetalingsplaner
Eventuelle klager eller innsigelser fra kunden
Dokumentasjonen kan være helt avgjørende senere. Hvis kunden hevder at dere avtalte noe annet, at leveransen ikke var som avtalt, eller at fakturaen aldri ble mottatt, kan du vise til tidligere dialog. I en eventuell behandling i forliksrådet blir dette viktig for å vise hva som faktisk ble kommunisert.
6. Innsigelser – dette påvirker om kravet kan sendes til inkasso
En innsigelse betyr at kunden mener kravet er feil. Det kan handle om pris, kvalitet, mengde eller levering. Når en innsigelse først er kommet, kan du som hovedregel ikke sende kravet til inkasso før uenigheten er behandlet.
Du må derfor dokumentere hva kunden har sagt, og hva du har svart. Prøv alltid å finne en løsning direkte med kunden. Hvis dere ikke blir enige, kan saken tas videre til forliksrådet. Er innsigelsen åpenbart grunnløs, kan kravet likevel behandles videre som inkasso – men det bør vurderes i samråd med inkassobyrået.
For mer detaljer kan du lese:
7. Alt samlet ett sted = raskere betaling
Når dokumentasjonen er komplett og ligger lett tilgjengelig, går hele prosessen raskere. Inkassobyrået slipper å etterlyse bilag, risikoen for misforståelser blir mindre, og du står sterkere dersom saken blir omtvistet.
Mange bedrifter etablerer faste rutiner for å samle avtaler, leveringsbekreftelser, arbeidsrapporter, fakturaer og kundedialog. Det gir en tryggere prosess og øker sjansen for rask betaling.
⭐ La oss gjøre jobben du ikke har tid til – og sikre pengene du har krav på.
Kommentarer