Fakturasvindel mot bedrifter: Risiko, ansvar og håndtering

Fakturasvindel rammer norske bedrifter hvert år. Noen avdekker det tidlig gjennom gode rutiner. Andre først når tapet allerede er et faktum. For virksomheter med høyt fakturavolum kan selv små svikt i rutinene få store økonomiske konsekvenser.

For å redusere risiko er det avgjørende å forstå ansvaret, sikre dokumentasjon og vite hvordan slike saker håndteres dersom de utvikler seg til en tvist eller inkassosak.

Hva er fakturasvindel – og hvordan rammer det bedrifter?

Fakturasvindel innebærer at en bedrift mottar eller betaler et krav som ikke har et reelt grunnlag. Det kan være helt falske fakturaer, manipulerte leverandørkrav eller endrede betalingsopplysninger.

For virksomheter handler dette ikke bare om å avdekke en feil. Det handler om kontroll, tydelige rutiner og dokumentasjon som gjør det mulig å etterprøve krav i ettertid.

Som inkassoselskap ser vi at mangelfull dokumentasjon og uklare bestillingsrutiner ofte gjør virksomheter mer sårbare for svindelforsøk.

Ansvar ved betaling av falsk faktura

Dersom en bedrift betaler en falsk faktura, avhenger muligheten for å få pengene tilbake blant annet av hvor raskt man reagerer, og om beløpet kan stanses eller tilbakeføres via bank. I noen tilfeller må saken følges opp videre.

Ansvarsbildet påvirkes blant annet av:

• Om interne rutiner har sviktet

• Om leverandørinformasjon ble kontrollert

• Om det finnes dokumentasjon på bestilling eller avtale

For virksomheter som håndterer mange krav, er tydelig dokumentasjon avgjørende dersom en sak utvikler seg til rettslig behandling eller inkassooppfølging. Det er derfor viktig å ha gode rutiner for dokumentasjon før krav sendes videre til oppfølging. Les mer om hvordan du kan sikre god dokumentasjon før inkasso

Kan en falsk faktura eller et svindelkrav sendes til inkasso?

Inkasso forutsetter at det finnes et reelt pengekrav. Dersom et krav er fiktivt eller ikke har grunnlag, skal det ikke inndrives.

Hvis en bedrift mottar et inkassokrav på noe som fremstår som svindel eller feil, bør det sendes en skriftlig innsigelse så raskt som mulig. Innsigelsen skal vurderes. Dersom innsigelsen ikke er åpenbart grunnløs, anses kravet som omtvistet, og det kan ikke drives ordinær inkasso før saken er avklart.

Ved uenighet må grunnlaget dokumenteres og vurderes før eventuell videre innkreving kan skje, for eksempel ved rettslig avklaring. For å forstå hvilke krav som må være oppfylt før en sak kan sendes til inkasso, kan du lese mer om hva som regnes som et gyldig krav til inkasso.

Hvordan håndtere mistanke om fakturasvindel i virksomheten

Når det oppstår mistanke, bør saken håndteres raskt og strukturert.

• Stans betaling inntil forholdet er kontrollert

• Dokumenter kommunikasjon og fakturagrunnlag

• Gå gjennom interne rutiner for å avdekke eventuelle svakheter

Hvis betaling allerede er gjennomført, bør banken kontaktes umiddelbart. I alvorlige tilfeller kan forholdet også anmeldes.

Hvordan redusere risikoen for fakturasvindel gjennom god kravhåndtering

Bedrifter med tydelige rutiner for fakturagodkjenning og betalingsoppfølging oppdager avvik tidligere. Strukturert oppfølging gir bedre oversikt og reduserer risikoen for feilbetalinger og økonomiske tap.

I vår erfaring er det særlig kombinasjonen av:

• Høyt fakturavolum

• Manglende kontroll ved endring av kontonummer

• Svak dokumentasjon av bestillinger

som gjør virksomheter mer utsatt.

Tydelige rutiner og god dokumentasjon gir bedre kontroll og reduserer risikoen for økonomiske tap. Gode rutiner i fakturaflyten kan også forebygge svindelforsøk. For mer om hvordan forebygging kan gjøres i praksis, se artikkelen om fakturasvindel hos Fakturert.

Vanlige spørsmål om fakturasvindel og inkasso

Må en bedrift betale et krav som bestrides som svindel?

Nei. Dersom kravet bestrides skriftlig og innsigelsen ikke er åpenbart grunnløs, skal kravet ikke drives inn ved ordinær inkasso før saken er avklart.

Hva skjer hvis en falsk faktura sendes til inkasso?

Dersom mottaker bestrider kravet skriftlig, skal innsigelsen vurderes. Hvis innsigelsen ikke er åpenbart grunnløs, anses kravet som omtvistet og videre ordinær inkasso stanses til saken er avklart.

Hva regnes som et omtvistet krav?

Et krav regnes som omtvistet når mottaker skriftlig bestrider betalingsplikten og gir en saklig begrunnelse. Dersom innsigelsen ikke er åpenbart grunnløs, kan kravet ikke drives inn ved ordinær inkasso før det er avklart.

Hva bør en innsigelse inneholde?

En innsigelse bør være skriftlig og tydelig forklare hvorfor kravet bestrides. Det er en fordel å legge ved relevant dokumentasjon, som avtalegrunnlag, korrespondanse eller annet som underbygger innsigelsen.

Hva er forskjellen på fakturasvindel og en ordinær tvist?

Fakturasvindel innebærer at kravet ikke har reelt grunnlag, for eksempel ved falske fakturaer eller manipulerte betalingsopplysninger. En tvist oppstår når partene er uenige om et krav som bygger på en faktisk avtale eller leveranse.

Kan feilbetaling kreves tilbake?

Muligheten for å få pengene tilbake avhenger blant annet av hvor raskt banken kontaktes og om betalingen kan stanses eller reverseres. I noen tilfeller må saken følges opp videre.

Har du kontroll på kravene dine?

Strukturert oppfølging og tydelig dokumentasjon reduserer risikoen for tap – og gjør det enklere å håndtere tvister dersom de oppstår.

Collectors bistår bedrifter med trygg og effektiv kravhåndtering.

---

Om artikkelen

Artikkelen er utarbeidet av Collectors AS, som arbeider med kravhåndtering og inkasso for norske virksomheter. Innholdet bygger på praktisk erfaring fra håndtering av betalingsoppfølging, tvister og dokumentasjonskrav i næringsforhold.